Hẳn là bạn đã có ít nhất một lần trong đời tham gia một lớp học quản lý thời gian, hoặc tự đọc sách, hay thử cố gắng quản lý, sắp xếp thời gian biểu hằng ngày của mình bằng cách viết ra giấy và thậm chí là bằng những ứng dụng điện tử hiện đại. Có lẽ sẽ có nhiều người trong số các bạn cũng băn khoăn rằng “tại sao tôi có nhiều kiến thức và nắm trong tay nhiều ứng dụng thông minh như thế mà vẫn không quản lý thời gian hiệu quả, tôi vẫn không thể hoàn thành công việc như tôi mong muốn?”
Câu trả lời rất đơn giản, tất cả những gì bạn từng học, từng đọc và từng áp dụng được về quản lý thời gian, công việc đều là những thứ vô dụng. Vậy thôi!
Trước khi bắt đầu học cách quản lý thời gian, bạn phải hiểu được định nghĩa của thời gian. Các từ điển nói đều nói rằng thời gian là những điểm hoặc giai đoạn mà tại đó diễn ra các sự việc. Nói một cách đơn giản, thời gian là khi mọi việc diễn ra.
Có hai loại thời gian: thời gian đồng hồ và thời gian thực. Trong định nghĩa thời gian đồng hồ, có 60 giây trong một phút, có 60 phút trong một tiếng, có 24 tiếng trong một ngày, có 365 ngày trong một năm. Và mỗi đơn vị thời gian đều trôi qua một cách công bằng, không giây nào dài hơn giây nào, không giờ nào ngắn hơn hơn giờ nào, trừ khi đồng hồ của bạn có vấn đề!
Nhưng trong thực tế, thời gian lại mang tính tùy thuộc, tương đối. Thời gian ‘thấm thoát thoi đưa’ hay ‘rùa bò’ đến phát bực là tùy thuộc vào việc bạn đang làm. Lấy ví dụ dễ thấy nhất đó là việc chờ đợi và trang điểm. Chàng đến đón nàng đi chơi, đợi nàng trang điểm chỉ 20 phút mà đã thấy dài đẵng như 2 tiếng đồng hồ, còn đối với nàng thì mọi thứ cứ như vừa diễn ra trong 2 giây.
Hãy nghĩ xem, bạn đang sống trong thế giới của thời gian nào, đồng hồ hay hiện thực?
Những hệ thống hay ứng dụng quản lý thời gian không có hiệu quả đối với bạn là bởi vì chúng được thiết kế để quản lý thời gian trên đồng hồ. Mà thời gian đồng hồ thì không hề thích hợp, bởi bạn đang sống trong thời gian thực, nơi mà mọi thời khắc trôi nhanh hay chậm được quyết định từ việc bạn đang làm và tâm trạng của bạn.
Đừng vội buồn, tin tốt là thời gian thực là thứ thuộc về tinh thần, được bạn tạo ra và tồn tại ở phần vật chất bên trong hộp sọ của bạn. Bất cứ điều gì mà chính bạn tạo ra thì bạn đều có thể điều khiển, quản lý nó được. Đã đến lúc loại bỏ những vât cản, những giới hạn mà bạn tự đặt ra cho mình. Hãy thôi ngay việc lẩm nhẩm trong đầu rằng “mình không có đủ thời gian”, “hôm nay chưa phải lúc để thưc hiện” bất cứ dự định hay công việc của bạn.
Chỉ có 3 cách để sử dụng thời gian: suy nghĩ, đối thoại và hành động. Phụ thuộc vào công việc hay vấn đề của bạn mà ưu tiên các cách sử dụng thời gian trên sao cho hợp lý. Sống trong thời hiện đại quá mức hiện đại này, bạn không thể không bị gián đoạn hay mất tập trung. Và bạn cũng càng không thể xóa bỏ hoàn toàn những thứ phiền nhiễu đó (vì nhiều khi ở khía cạnh khác chúng hỗ trợ bạn rất nhiều). Những cố gắng loại bỏ đó chỉ khiến bản thân bạn khó chịu hơn, cách tốt nhất cho bạn chính là học cách cân bằng việc dành thời gian cho chúng và thời gian cho những suy nghĩ, đối thoại và hành động – những thứ sẽ dẫn dắt bạn đến thành công ngoại hạng.
Để quản lý thời gian như một người ngoại hạng, hãy luyện 10 bài tập sau đây:
1. Luôn mang theo thời gian biểu và ghi lại tất cả suy nghĩ, cuộc đối thoại và hành động của mình trong 1 tuần. Điều này sẽ giúp bạn biết rõ được mình đã hoàn thành bao nhiêu việc trong ngày, và cảm nhận được những thời khắc đang trôi qua là vô cùng quý giá. Bạn sẽ tính được mình đã sử dụng thực sự bao nhiêu thời gian để có được những kết quả cuối ngày, bao nhiêu thời gian mình đã lãng phí cho những suy nghĩ, hội thoại và hành động vô ích.
2. Bất cứ hoạt động hay cuộc đối thoại nào quan trọng và cần thiết cho thành công của bạn đều nên được phân bổ thời gian. Nhưng một danh sách những công việc cần làm quá dài sẽ không hề có tác dụng. Hãy sắm cho mình cuốn sổ và đặt tên là “Sổ tay cuộc hẹn”. Lên lịch trình cho những cuộc hẹn với chính mình và tạo ra khung thời gian cụ thể cho những suy nghĩ, các cuộc trò chuyện, và hành động có mức độ ưu tiên cao. Bạn phải ghi rõ lúc nào thì bắt đầu, khi nào thì kết thúc. Hãy biết kỷ luật với bản thân và cố gắng làm một người đúng giờ như đang có hẹn với người khác vậy.
3. Lên kế hoạch sử dụng ít nhất 50% thời gian của bạn trong ngày gắn liền với những suy nghĩ, hành động, và các cuộc hoại thoại mà có thể giúp bạn tạo ra kết quả cao nhất.
4. Lên thời gian biểu cho các “nhiễu” – những thứ gián đoạn hoặc kéo bạn ra khỏi những việc bạn cần tập trung làm. Thay vì để ‘nhiễu’ đến quấy rầy với những hậu quả khôn lường thì chúng ta nên chủ động xử lý hay ‘thỏa mãn’ chúng một cách có kế hoạch, có mục đích, sau đó lại quay lại với những gì cần làm thì sẽ có hiệu quả hơn nhiều.
5. Dành 30 phút đầu tiên trong ngày để lên kế hoạch cho những việc cần làm. Đừng bắt đầu cho đến khi bạn đã hoàn tất bảng biểu thời gian cho một ngày. Thời gian quan trọng nhất trong ngày là thời gian mà bạn dành để lên kế hoạch thời gian.
6. Dành ra 5 phút trước mỗi cuộc gọi hay bất cứ nhiệm vụ gì để quyết định và hình dung ra kết quả mình mong muốn. Việc này sẽ giúp bạn giảm thiểu thời gian không cần thiết để đạt được mục tiêu đó vì ngay từ lúc bắt đầu bạn đã có được hình ảnh của thành công trong đầu và sẽ có xu hướng chỉ làm những việc để đạt được nó mà thôi.
7. Đặt một cái biển báo hay một bảng nho nhỏ mang nội dung đại loại như “LÀM ƠN KHÔNG QUẤY RẦY” cho đến khi bạn làm xong việc thì thôi.
8. Học cách làm lơ mỗi khi chuông điện thoại reo hay có email mới. Ngắt kết nối với những ứng dụng nhắn tin. Đừng chú ý đến người khác nếu như công việc của bạn không quan trọng việc đáp trả, tương tác với con người. Và tương tự như trên, hãy phân bố thời gian nhất định cho việc trả lời tất cả các cuộc gọi, email và tin nhắn riêng tư.
9. Cấm cửa toàn bộ những thứ có thể làm bạn sao nhãng như Facebook hay bất cứ trang mạng xã hội nào. Nếu công việc của bạn đòi hỏi phải sử dụng đến những công cụ đó thì tốt nhất bạn cũng nên phân bố thời gian cho chúng nhưng với tần suất cao hơn, ví dụ như mỗi 1 tiếng bạn có thể dành ra 10 -15 phút để giải quyết các công việc trên các trang đó chẳng hạn.
10. Luôn nhớ là không phải lúc nào cũng có thể hoàn thành 100% công việc. Và bạn càng phải nhớ tỷ lệ ‘thần thánh’ sau: chỉ cần 20% các suy nghĩ, cuộc trò chuyện và hành động của bạn thì đã có thể tạo nên 80% kết quả cuối cùng.
Thời gian không hề quý giá, mà sức mạnh của thời gian mới thực sự quý giá và đáng trân trọng. Quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn tập trung tốt. Mà tập trung tốt chính là nguyên liệu chính để tạo nên bất cứ thành quả ngoại hạng nào.
CỐ VẤN 360 